Nr.: 5

Dato: Torsdag den 6. februar 2014 kl. 20.00

Sted: Grethe GV58A

Til stede: Jørgen, Per, Anne. Afbud/fraværende: Gry

Referent: Grethe

Referat:

1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde

Godkendt

2. Opfølgning på aktuelle sager

Grundejerforeningen Gartnervænget og digitalisering:

I lighed med andre foreninger og virksomheder i DK er det fra 1. november påkrævet, at Grundejerforeningen er registreret i CVR registret.
Dette er sket og alle formaliteter omkring dette er igangsat.

Mangler underskrevet referat fra generalforsamlingen og får nu registreringen fra cvr registeret

Fuldmagthavere er bestyrelsen så bestyrelsen kan give den valgte kasserer fuldmagt til at benytte kassen til grundejerforeningens formål.

Overvejer at præcisere dette i en eventuel forretningsorden.

Husk at referatet altid skal underskrives.

Igangværende klagesag GV 68 og status på byggesag GV 22:

Drøftelse af proces og problematikker omkring klagesag ved GV68 og beplantningen på fællesarealet op til GV36.
Fra bestyrelsens side forventes sagen afsluttet, men formanden ønsker en drøftelse af rimeligheden i sagens forløb.
Formanden ønsker ligeledes, at sagen fremstilles i referatet fra dette bestyrelsesmøde.

På foranledning fra formanden, blev Anne Søe erklæret inhabil i drøftelsen af dette punkt, hvorfor punktet blev drøftet af Per, Jørgen og Grethe.

Sagens forløb fremstilles således på vegne af bestyrelsen:

Bestyrelsen har gennem et stykke tid været bekendt med, at GV68 ikke er tilfreds med, at GV36 har plantet små bøgetræer på fællesarealet mellem de to matrikler. Bestyrelsen har hidtil ikke forholdt sig til de pågældende træer, idet de endnu var små og ikke for nuværende kunne give anledning til gener for GV68. Fællesarealet er en del af skovarealet.

Bestyrelsen modtager skriftlig henvendelse fra GV68 med ønsket om at træerne fjernes. Umiddelbart imødekommer bestyrelsen ikke dette ønske lige nu, men henholder sig til at det kan komme på tale senere.

Bestyrelsen modtager efterfølgende anmodning fra GV68 advokat. Denne anmodning er ligeledes sendt til GV36.

GV36 ønsker efterfølgende, at sagen afsluttes, og i samarbejde med bestyrelsen fjernes de træer, som GV har plantet. Det skal her fastslås, at der fjernes betydelig flere træer end det antal som GV36 har plantet. Tilbage står nu 2 træer, som ikke er plantet af GV36 og som har udseende af selvsåede træer – i lighed med adskillige bøgetræer i øvrige skovområder.

Bestyrelsen anser sagen for afsluttet, men modtager alligevel endnu en henvendelse fra advokat. Bestyrelsen afslår af fjerne de sidste 2 træer og henholder sig til lokalplanens bestemmelse herom og at bestyrelsen anser disse to træer for tilhørende fællesarealet.

Sagen er nu afsluttet fra bestyrelsens side.
GV68 er ikke tilfredse med beslutningen, men har tilsyneladende accepteret.

Byggesagen GV22 er snart færdiggjort.

Der er intet nyt vedrørende klagen til Miljø- og Naturstyrelsen.

3. Orientering fra udvalg.

Velkomstudvalg v. Per

GV 6 er solgt. Vi afventer indflytning og byder dem velkommen til Gartnervænget.

Økonomi v. Jørgen

Økonomien ser fint ud, men denne vinter har endnu ikke budt på de store udgifter med hensyn til snerydning.

Legepladsudvalg

Intet nyt.

Overvejer eftersyn.
Overvejer nye legeredskaber.
På næste bestyrelsesmøde drøftes et hvor stort et beløb som bestyrelsen vil foreslå bliver anvendt på legepladsforbedring.

Skov-/parkudvalg

Snak om træer der er væltet under stormene de sidste måneder. Jørgen går en tur i området for at sikre at der ikke ligger træer som kan udgøre risici.

Vejudvalg v. Jørgen

Båndforsegling er ikke udført. Jørgen tager kontakt på Steffen Knudsen.

4. Opfølgning på igangværende sager

Status på tinglysningen som afventer at digitaliseringen fuldført!

Skovprojektet: Igangsætning af skovprojektet.
Afventer at der eventuelt vælges folk til at bistå hermed på den kommende generalforsamling

5. Projekt nabohjælp v. Per

Per orienterede og bestyrelsen vedtog, at vi tilmelder os ordningen.
Efter tilmelding, vil der blive fremsendt materiale, som herefter vil blive lagt på hjemmesiden.

Bestyrelsen besluttede, at punktet indgår under eventuelt på kommende generalforsamling.

6. Udlejning af festtelt og lån af legeplads

Eva og Peter i GV 27 har forespurgt om muligheden for at leje festtelt og låne legepladsen til datterens konfirmationsfest.
Forespørgslen drøftes og der tages stilling til eventuelle ændringer i reglerne for benyttelse af festteltet.

Bestyrelsen ønsker pt. ikke at ændre i reglerne, men drøftede den konkrete forespørgsel.

Bestyrelsen besluttede, at der gives dispensation til GV27 om lån af legepladsen/boldbanen til datterens konfirmationsfest.
Dispensationen er givet ud fra drøftelsen af de gener, som GV27 kan have som nabo til boldbane og legeplads. Dispensationen er enkeltstående.
Betingelsen for lån af arealet er, at nærmeste naboer adviseres, samt at sanitære forhold skal finde sted i GV27. (toilet mv.)

Det er ligeledes en betingelse, at der ikke er støj og musik efter kl. 23.00.

Formanden kontakter GV 27 samt adviserer de nærmeste naboer.

7. Planlægning af generalforsamling d. 20.marts 2014

Der afholdes generalforsamling de. 20.marts 2014 kl 20:00 på Sdr. Ege.

1.indkaldelse medsendes dette referat.

Eventuelle punkter skal fremsendes skriftligt til formanden senest d. 6.marts kl 12:00.

Se 1. indkaldelse til generalforsamling

8. Evt

Bestyrelsen overvejer til næste møde, om det vil være en god ide med at lave en forretningsorden for bestyrelsens virke.

Fastelavnsfest:

Fastelavn falder i år den 2.marts.
Hvis der er børnefamilier eller andre, som ønsker at stå for et fastelavnsarrangement, betaler grundejerforeningen tønder og fyld. Henvendelse venligst til formanden, som også kan være behjælpelig med opslag på hjemmesiden.

9. Næste møde d. 6.marts 2014 hos Jørgen GV14