Forretningsorden for bestyrelsesarbejdet i Grundejerforeningen Gartnervænget

Formålet med forrentningsorden er at sætte en ramme om bestyrelsens virke mellem generalforsamlingerne.

  1. Bestyrelsen afholder mindst 6 årlige møder eller flere efter behov.

  2. Arbejdet i bestyrelsen er ulønnet og medlemmer af bestyrelsen er til en hver tid omfattet af tavshedspligt i forhold til videregivelse af personfølsomme oplysninger.

  3. Referatet fra generalforsamlingen underskrives på første møde og hermed tilkendegiver de valgte medlemmer, at de er bekendt med foreningens vedtægter og regler.

  4. På første bestyrelsesmøde foretages en opgavefordeling mellem medlemmerne.

  5. På første bestyrelsesmøde udarbejdes årsplan for aktiviteter i foreningen.

  6. Formanden indkalder til bestyrelsesmøde og fremsender dagsorden ca 6 dage før mødet.
    Alt materiale fremsendes via mail.

  1. Dagsorden skal indeholde en drøftelse af foreningens økonomi.

  2. Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer er fremmødt.

  3. Afstemning foretages ved håndsoprækning.

  4. Bestyrelsen kan bestemme, at Generalforsamlingen vælger ad hoc udvalg til varetagelse af særlige opgaver.

  5. Grundejerforeningen har digital postkasse samt benytter digitale løsninger i forhold til bankforbindelser. Kassereren har rettigheder og pligter til at administrere dette sammen med formanden. Såfremt der skal foretages overflytninger mellem konti, skal der altid være underskrift af formanden

  6. Såfremt et bestyrelsesmedlem har en sag eller bliver part i en sag som skal drøftes i bestyrelsen, kan bestyrelsesmedlemmet ikke deltage i bestyrelsesarbejdet før sagen er afsluttet, og træder derfor midlertidig ud af bestyrelsen. Der indkaldes suppleant.

  7. Referater fra bestyrelsesmøder fremsendes til medlemmerne via hjemmesiden GVRY.DK. Det forventes, at medlemmerne gør brug af denne løsning. Såfremt enkelte medlemmer ikke har adgang hertil, vil referatet – efter anmodning – blive omdelt i papirformat.

  8. Grundejerforeningens hjemmeside opdateres af et bestyrelsesmedlem eller anden grundejer, hvis det er den bedste løsning, men ansvaret vil altid ligge hos bestyrelsen i Grundejerforeningen.

Forretningsordenen er endeligt godkendt på bestyrelsesmødet den 29. august 2018